【事務】1日の業務の流れ【小南 奈央 】
- 「ドリームジャパン株式会社ってどんな会社なのかな」
- 「車屋さんってどんな業務を行うんだろう」
- 「車に詳しくない状態だと、業務って大変？」
- 「ドリームジャパンで活躍している人ってどんな人なのかな」
就活中にメッセージが届いたけれど、ドリームジャパン株式会社の情報が手元になくどんな会社なのか知りたいと思っているあなたへ。
こちらでは、ドリームジャパン株式会社についてインタビュー形式で紹介しております。
インタビューでお話してくださったのは、入社7年目社員の小南奈央さんです。
小南さんは現在、神戸店の事務リーダーとして活躍されております。
今回は小南さんにインタビューの中で、主にこういったポイントを語っていただきました。
- 事務の業務について
- 1日の流れについて
- 仕事のやりがいについて
- ドリームジャパンの魅力
ぜひ弊社がどんな会社なのか、知るきっかけとして読み進めてくださいませ。
なお、この記事を最後まで読んで頂くことで手に入れられる情報は以下のとおりです。
せっかくのタイミングなので、ぜひ最後まで読みすすめてください。
営業部の仕事内容について
部署の役割・業務内容について
ドリームジャパンは分業制となっていまして、店舗では大きく4つの部署(営業・整備・接客事務・事務)に分かれています。
その中でも接客事務は、保険部とフロント部の2つがあるんです。
どちらも仕事の役割は、店舗や会社に関連する書類や接客を行います。
細かくお伝えすると保険部とフロント部ではこのような特徴があります。
保険部
お車を購入されたお客様に書類の説明、自動車保険に関する提案などを行います。
また納車前後でお客様から提出いただかなくてはならない書類がいくつかありまして、そういった書類の管理も行います。
その他にも、納車の準備やお金の支払いに関連する業務なども基本的には保険部が行います。
フロント部
納車後のオイル交換や点検、あとは車検の受付など主に車のメンテナンスで来られたお客様の対応をします。
もちろんお客様とやりとりをする必要もありますので、お客様とコミュニケーションをとるタイミングも多いですね。
保険部もフロント部も割合としては、接客8割・PC業務2割といった分配になります。
私の場合は事務なので、PC業務に比重をおいた事務業務を行っておりますのでPC業務が8割ほどになっています。
事務に関しては保険部とフロント部とは違い、ほとんど接客対応はしません。
事務の大まかに日々の業務を書き出すと、このようなことを行っています。
・車庫証明の申請、登録業務
・行政書士の方と書類のやりとり、準備等
・自動車保険に関する更新等、お客様へのご連絡
・お客様からのお振込の確認、お礼のご連絡
小南さんの1日の流れは、ざっとこのようなスケジュールになります。
9:00 出勤、朝礼
朝は、9:40に店舗全体で朝礼があります。
私は余裕を持って出勤したいので、8時半〜9時には店舗に着くようにしていますね。
朝礼までの時間は基本的には、今日行う業務のスケジュールを細かく計画を立てることに費やしています。
朝礼が終わるとすぐに業務に取り掛かれるように準備は念入りに行います。
私の性格上、事前に準備しておかないと何か失敗しそうで不安になるんです。
ですので、自信を持って業務に取り組めるためにも計画を立てることは大切にしています。
10:00 営業スタート
ドリームジャパンは10:00〜19:00が営業時間になります。
午前中の業務として、まずは前日までの業務の確認を行います。
・取引先からのメールが来ていないか、お返事ができているか
・FAX等が届いていないか
こういったご連絡の類は必ず朝一番に確認しています。
次に行政書士の方へお渡しする書類がないか確認し、あれば書類の送付準備等を行います。
事務のお仕事は取引先の企業とやり取りすることが多く、行政書士の先生もその一人になります。
業務の進め方で工夫していることは、メールの返信や取引先とのやり取りにおける時間帯です。
自分で業務を止めてしまわないように、メールの確認やお返事などは午前中で終えられるように調整しています。
13:00 昼休憩
1時間の休憩を取ります。
事務の方は大体13時〜15時までの間で休憩を取られる方が多いですね。
毎日必ずこの時間にお昼を取らなきゃいけない、という決まりはありません。
みなさん自身の業務と向き合い、各自判断で休憩を自由にとっています。
14:00 午後業務スタート
午前中に送った行政書士の方への連絡が、大体当日の13時頃になると返ってきます。
午後からは行政書士の方に持ってきてもらった書類の手続き処理を進めます。
先にお伝えした通り事務仕事は8割がPC業務、デスクワークです。
ただ週に数回は郵便局へ郵送の手配をしたり、銀行へ店舗の料金を引き出す等の業務があります。
細かくお伝えすると事務の業務は本当に細かく多岐にわたりますが、大枠をお伝えするとこのような1日を過ごします。
19:00 退勤
19時で営業終了時間となります。
18時半には金庫を閉めるなど退勤の準備を始めます。
日報を作成して報告が完了したら1日の業務は終了、退勤します。
業務の中で意識していること
どの業務においても責任感をしっかりと持って業務に徹することです。
事務は確認不足によるミスが最も発生しやすい部署だと思います。
だからこそ、1つ1つの業務に本当にミスがないか、念入りに確認を行うことを大切にしています。
特に7年目でリーダーという立場になると、私の背中を見て学ぶ後輩も増えてきます。
頼りにしてくれる後輩に、事務の業務や役割をきちんと示せるよう言動には気をつけなければいけません。
具体的な確認の工夫としては、指差し確認と一人だけで確認をしないことです。
数字や車体番号を見る時は必ず一つひとつが間違っていないか指差しで確認を行います
また、書類の確認については後輩や時には営業メンバーも巻き込んで一緒にチェックしてもらえるようにしています。
多くの業務における確認ミスは、「大丈夫だろう」という気持ちから来ていると思っています。
分業制の場合は、特に「あの部署がやってくれるだろう」と勝手に思い込んでしまうことがあります。
「あの時確認さえしておけばミスしなかったのに…」という事態を避けるためにも
「大丈夫だろう」という気持ちは捨てて必ず確認や社員同士でリマインドを行っています。
事務業務におけるやりがいについて
事務をやっていて良かったこと
事務の仕事はお客様と接するよりも社員同士で確認し合ったり、業務を進めたりすることがほとんどです。
私も、事務として社員のみんなに指示を出す機会が最近は多くなりました。
そういった場面で後輩や別部署の社員の方々から、「小南さんがいてよかった、助かった」と言ってくれることは嬉しいですね。
中でも一番嬉しかったことは、社内で行われた決起大会の時ですね。
プログラムの中で、事務賞という全店舗の事務メンバーの中からMVPを決めてもらえる時間があったんです。
ありがたいことに、先日は事務賞をいただくことができまして、、、。
賞を得られたことも、一緒に働く社員の方々から認めてもらえたという気持ちを受け取れたことも嬉しかったです。
特に会社からも「期待している」というお言葉を直接いただくことができました。
事務に興味のある方に向けて
事務で働く人の特徴
事務の仕事をする人の特徴は、強いてお伝えするなら物事をこまめに丁寧に見られる方は向いているかもしれませんね。
私も含めて、事務業務をされている社員はみんな事前に計画を立てたり、逆算してやるべきことを細かく把握する癖があります。
そういった計画を立てること、チェックすることが日頃から染み付いている方は事務業務に活かせるんじゃないかと思います。
またドリームジャパンで働く人の特徴にはなりますが理念に共感し、ポジティブ思考な方は会社に合う方だと感じますね。
ドリームジャパンの社員は一言でいうと、明るい方が多いです。
元気で明るく、楽しんで働きたいと考えている方にはドリームジャパンは合うんじゃないかと思います。
小南さんがこれから挑戦したいこと
ドリームジャパンはチームで同じ目標に向かって努力することを大切にしています。
今後挑戦したいこととして、自分の言動で誰かの背中を押せるような人になりたいと思っています。
先程ドリームジャパンの社員の特徴をお伝えしましたが、共感していただきたい理念の一つに「努力は己を裏切らない」という言葉があります。
自分自身がこの言葉に沿って行動することは大前提、必要だと感じています。
その上で、誰かが挫けそうになった時に「この人が支えてくれるならめげずに努力し続けよう」と思ってもらえるような人物になりたいです。
さいごに
最後に、小南さんからドリームジャパンの魅力をお答えいただきました。
学生のみなさんには伝えたいことがたくさんありすぎて、そのくらいドリームジャパンには魅力がたくさんあります！
ただ、1番にお伝えするならまずは「この会社なら社会人として圧倒的に成長できる」ということです。
私たちの会社は、地域で一番、そして日本一を目指す車屋さんです。
そのためにはチームとして、個々として成長し続けることが必要です。社会人として成長したいと思っている方、ぜひドリームジャパンでお待ちしております！
また、人柄の魅力もお伝えするとドリームジャパンはプライベートの交流も盛んです。
仕事終わりにご飯に行ったり、こないだは他店舗の社員も含めてBBQを行いました。仕事と遊び、メリハリを付けてどちらも楽しく盛り上げたいと思う方はぜひ一度、説明会などお話だけでも聞いてもらえると嬉しいです！
いかかでしたでしょうか？
ドリームジャパン株式会社の会社や社員の雰囲気について、イメージいただけましたでしょうか？
念のため、今回の記事のおさらいをすると、大切なポイントは以下の通りです。
もし、採用担当へ聞いてみたいことがありましたら、こちらのフォームよりお問い合わせくださいませ。
最後まで読んでくださり本当にありがとうございました。
あなたとお会いできる日を心より楽しみにお待ち申し上げております。